VÝPOČTOVÉ STREDISKO SLOVENSKEJ AKADÉMIE VIED

ENSK
 

Odbor sieťových služieb: Pravidlá používania elektronickej pošty v SAV v Bratislave

Čl. 1
Elektronická pošta

Elektronická pošta označovaná skratkou e-mail je základnou službou počítačových sieti.
Umožňuje rýchlu a efektívnu výmenu textových správ medzi používateľmi siete a zvyšuje tak komunikáciu medzi ľuďmi v rôznych sférach činnosti. Jednotný formát správ elektronickej pošty je definovaný štandardom RFC 822, ktorý rozlišuje dve základné časti – hlavičku správy(header) a telo správy(body). Štandard predpokladá, že ide o text z ASCII znakov.
Časom vznikol štandard MIME, definovaný RFC 1341, ktorý umožňuje deliť telo správy na časti, každá časť – príloha (attachment) môže obsahovať iné druhý dát ako ASCII texty, napr. texty v národných abecedách, digitálne zvukové záznamy, grafické súbory a všetky ostatné druhy binárnych súborov. V súčasnosti je hlavná obsahová stránka elektronickej pošty umiestnená do prílohy ako samostatný dokument.
Samotný prenos správ je riadený protokolom SMTP, ktorý je definovaný štandardom RFC 821.

Čl. 2
Poštové servery SAV

Poštové servery pre sieť v areáloch Patrónka a Bratislava prevádzkuje VS SAV ako správca uzla siete SANET a poskytuje s nimi spojené služby. Prevádzkované sú tieto servery:
  • savba.savba.sk – hlavný poštový server pre väčšinu zamestnancov organizácií SAV
  • usav.savba.sk – poštový server pre zamestnancov SAV(PSAV,Úrad SAV) na Úrade SAV
  • unix.savba.sk – poštový server pre zamestnancov organizácií SAV, ktorí používajú prostredie OS UNIX
Bez písomného súhlasu VS SAV nesmie žiadna iná organizácia SAV prevádzkovať poštový server. Prevádzku poštových serverov zabezpečuje systémový administrátor a správca elektronickej pošty.

Čl. 3
Antivírová ochrana

Všetky prichádzajúce a odchádzajúce správy zo serverov, ktoré prevádzkuje VS SAV, sú kontrolované centrálnym antivírovým systémom. VS SAV nezaručuje, že sa na osobné počítače koncového používateľa nedostane žiadny počítačový vírus zo siete SAV alebo z Internetu. VS SAV doporučuje mať nainštalovaný vlastný antivírový program na osobných počítačoch.

Čl. 4
Antispamová ochrana

Všetky prichádzajúce a odchádzajúce správy zo serverov, ktoré prevádzkuje VS SAV, sú kontrolované centrálnym antispamovým systémom podľa štandardných nastavení programu. Stupeň ochrany je zvolený podľa pokynov z Komisie PSAV pre sieť a spoločnú VT pri SAV.

Čl. 5
Používateľ elektronickej pošty

Každá osoba môže byť používateľom elektronickej pošty v SAV, ak je s organizáciou v jednom z nasledujúcich pracovno-právnych vzťahov:
  1. Zamestnanec
  2. Zmluvný pracovník
  3. Doktorand
  4. Spolupracovník na projekte
  5. Stážista
  6. Externý spolupracovník
Odporúča sa, aby používateľ elektronickej pošty mal znalosti zo základov práce s PC a používaním služieb siete Internet.
Podmienkou na vytvorenie poštovej schránky je správne vyplnený formulár, ktorú schváli štatutárny zástupca organizácie SAV.
Správne vyplnený formulár je potrebné doručiť do VS SAV, osobne alebo zaslať poštou.

Čl. 6
Povinnosti používateľa elektronickej pošty

Používatelia elektronickej pošty musia dodržiavať pravidlá používania elektronickej pošty v SAV a smernicu k používaniu siete SAV, nesmú používať elektronickú poštu na činnosti, ktoré:
  • porušujú slovenské právo
  • obmedzujú súkromie iných používateľov
  • poskytujú autentifikačné údaje tretím osobám
  • snažia sa získať neoprávnený prístup ku zdrojom na sieti
  • nepriaznivo pôsobia na prevádzku siete jednotlivých sieťových služieb alebo bránia niektorým používateľom v prístupe k týmto službám, čo vedie k zahlteniu siete
Za takúto činnosť sa považuje napríklad:
  • rozosielanie reťazových alebo hromadných správ s prílohami
  • rozosielanie nevyžiadaných komerčných správ (SPAM)
  • odchytávanie hesiel iných používateľov na sieti
  • úmyselné posielanie vírusov
  • neautorizované menenie a falšovanie informačných hlavičiek poštových správ elektronickej pošty

Čl. 7
Základné princípy používania elektronickej pošty

Používatelia elektronickej pošty by mali dodržiavať tieto základné princípy používania elektronickej pošty:
  • Je zakázané otvárať akýkoľvek súbor alebo makro pripojené k správe elektronickej pošty od neznámeho alebo podozrivého zdroja. Používateľ je povinný okamžite vymazať tieto pripojené súbory a vyprázdniť kôš v aplikačnom programe, ktorý používa na elektronickú poštu na svojom osobnom počítači.
  • Používateľ je povinný mazať spamy, reťazové poštové správy a ostatné nepotrebné poštové správy podobného charakteru.
  • Používateľ je povinný preveriť prenosné média z neznámych zdrojov alebo akýkoľvek súbor na prítomnosť vírusov a ostatného škodlivého kódu pred ich použitím v elektronickej pošte na akomkoľvek počítači.
  • Používateľ je povinný pravidelne si vyberať elektronickú poštu na poštovom serveri, vyprázdňovať schránku elektronickej pošty a dlhodobo archivovať potrebné správy na svojom osobnom počítači.

Čl. 8
Centrálna evidencia používateľov elektronickej pošty

Po zaevidovaní do centrálnej databázy používateľov elektronickej pošty pridelí VS SAV žiadateľovi autentifikačné údaje – prihlasovacie meno(login) a heslo(password), ktorými sa bude prihlasovať do svojej poštovej schránky. Používateľ by si potom mal zmeniť pridelené heslo cez www adresu https://webmail.savba.sk pod voľbou Zmena hesla. Poštová schránka je vytvorená vždy len na jednom z poštových serverov SAV (čl. 2) podľa vyplneného formulára. Každá žiadosť je vybavená v priebehu jedného pracovného dňa, v mimoriadnych prípadoch najneskôr do troch pracovných dní.
Pracovník VS SAV, ktorý vedie centrálnu databázu používateľov elektronickej pošty, spolupracuje so správcami siete organizácii SAV alebo so štatutárnym zástupcom organizácie SAV, ktorí majú prístup k zoznamu používateľov elektronickej pošty svojej organizácie, aby v databáze boli iba osoby, ktoré majú pracovno-právny vzťah podľa čl. 5.

Čl. 9
Heslá

  1. Všeobecné pravidlá:
    • Všetky užívateľské heslá musia byť menené aspoň s periódou 3 mesiace.
    • Heslá nesmú byť prezradené ďalšej osobe (ani nadriadenému pracovníkovi, spolupracovníkovi a pod.) akoukoľvek formou, ak k tomu neexistuje závažný dôvod.
    • Heslo nesmie byť zdieľané, zapísané a uložené tak, aby mohlo byť náhodne zneužité (zapísané heslo na kúsku papiera v blízkosti počítača a pod.)
  2. Charakteristika hesla:
    • Heslo musí obsahovať najmenej 8 znakov.
    • Heslo by malo obsahovať malé aj veľké písmená.
    • Heslo by malo obsahovať znaky abecedy, čísla a špeciálne znaky (napr. #@*&>).
    • Heslo nie je výraz z akéhokoľvek jazyka, slangu a pod.
    • Heslo nie je založené na osobnej informácii.

Čl. 10
Schránka elektronickej pošty

Schránkou elektronickej pošty sa rozumie miesto v spoločnom diskovom priestore vyhradené pre jedného používateľa na ukladanie poštových správ. Schránka má kapacitu 20 MB, pričom počet uložených správ je obmedzený na 5000. Keď sa schránka zaplní nad kapacitu 20 MB, tak je nevyhnutné ju vyprázdniť, inak sa nebudú doručovať ďalšie nové správy do schránky. Používateľ zaberajúci viac ako 25 MB, využíva diskovú kapacitu, ktorá je pridelená ostatným používateľom. V tomto prípade dostane elektronickou poštou upozornenie, že prekročil povolenú kapacitu v schránke. Kapacita veľkosti schránok sa môže meniť v závislosti od technických prostriedkov prevádzkovaných serverov.
Výnimkou sú schránky na počítači unix.savba.sk, ktoré je možné krátkodobo (na 7 dní) prekročiť, potom však je nutné ju vyprázdniť, aby sa doručovali nové správy.
Obsah neaktívnych poštových schránok bude vymazávaný po 6 mesiacoch, aby sa zbytočne nezapĺňali disky na poštových serveroch, preto je vhodné, aby používatelia oznámili dlhodobú služobnú cestu e-mailom na postmaster@savba.sk a predišli tak strate pošty.

Čl. 11
Odosielanie a prijímanie správ elektronickej pošty

Veľkosť celej odosielanej správy (hlavička, telo, príloha) je limitovaná na 3-3,5 MB, čo závisí od typu priloženého súboru a použitého kódovania prevodu binárneho súboru na textový súbor z aplikačného programu na elektronickú poštu.
Prijímanie správ elektronickej pošty je obmedzené na 5 MB, aby sa nezahltilo spojenie, pretože väčšina poštových serverov nemá rýchlu komunikačnú linku.

Čl. 12
Adresa elektronickej pošty

Adresa elektronickej pošty je adresa definovaná štandardom RFC 822. Má tvar:
používateľ@.doména. Časť za @ určuje miesto, kde doména je meno poštového počítača a štát, subdoména je podradený poštový počítač alebo virtuálny poštový počítač na hlavnom počítači. Pre adresy elektronickej pošty v sieti SAV v areáli na Patrónke a v Bratislave doménou je reťazec savba.sk resp. upsav.sk , subdoménou je reťazec medzi znakom „@“ a doménou., ktorý môže byť napríklad skratka organizácie SAV. Hlavná adresa elektronickej pošty používateľa, pridelená vo VS SAV, má tvar login@savba.sk a platí pre poštové servery SAV v Bratislave podľa čl. 2.

Čl. 13
Alternatívna adresa elektronickej pošty

Ku každej hlavnej adrese elektronickej pošty môže byť priradená alternatívna adresa (alias), ktorá môže mať tvar:
  1. meno.priezvisko@savba.sk, ak už bola pridelená inému používateľovi, tak je upravená.
  2. často adresa používateľa, ktorá bola funkčná v areáli na Patrónke a v Bratislave.
  3. meno konferencie, podujatia, časopisu alebo iný názov, ktorý potrebuje organizácia SAV na vedecké účely, keď to nie je osoba.

Čl. 14
Skupinové adresy

Skupinovou adresou rozumieme adresu, pod ktorou skupina jednotlivcov prijíma poštu ako samostatná jednotka. Je v tvare skupina@doména, kde doména je reťazec savba.sk, ktorý je priradený pre skupinové adresy v SAV. Pre skupinové adresy, ktoré obsahujú viac ako 7 adries jednotlivcov, platia podrobnejšie pravidlá, kde je viac typov a druhov používaných skupinových adries. Najpoužívanejším druhom skupinových adries, ktoré prevádzkuje VS SAV, sú skupinové adresy slúžiace na zjednodušený kontakt s vedením organizácie SAV (riaditeľ, sekretariát riaditeľa, zástupca riaditeľa a pod.).

Čl. 15
Presmerovanie elektronickej pošty

Presmerovanie elektronickej pošty používateľa môže spraviť iba správca elektronickej pošty po doručení žiadosti e-mailom na postmaster@savba.sk.Funkcia presmerovania forward na poštovom serveri unix.savba.sk bude nefunkčná odo dňa platnosti týchto pravidiel z dôvodu bezpečnosti celého systému. Ak je niekto dlhodobo v zahraničí, tak je vhodné takýmto spôsobom preposielať automatický elektronickú poštu na inú adresu.

Čl. 16
Prístup k pošte

  1. Pristupovať k poštovým schránkam je možné cez aplikačné programy na osobných počítačoch pomocou nasledovných protokolov TCP/IP:
    1. POP3S (Post Office Protocol v3 – štandard RFC 1939 over SSL)
    2. IMAPS (Internet Message Access Protocol – štandard RFC 2060 over SSL)
    VS SAV doporučuje používať výhradne protokoly POP3S a IMAPS šifrované pomocou SSL. Podpora nešifrovaných protokolov POP3 a IMAP je iba dočasne zapnutá na niektoré servery kvôli kompatibilite so staršími poštovými klientmi a po zavedení jednotnej bezpečnostnej politiky v SAV bude táto podpora zrušená.
    Príklady kompatibilných aplikačných programov na elektronickú poštu:
    • Eudora 5.1 +
    • Netscape Messenger 4.79 +
    • Outlook express 5.5 +
    • MS Outlook 97 +
    • Mozilla Mail 1.0 +
    Poznámka: + znamená uvedenú alebo vyššiu verziu

  2. Na adrese https://webmail.savba.sk cez šifrovaný protokol je k dispozícii poštový klient cez www rozhranie, ktoré umožňuje prístup na všetky poštové servery SAV. Aplikácia pristupuje k poštovým schránkam protokolom IMAP. Sú podporované všetky bežne dostupné prehliadače, napríklad:
    • Internet Explorer 5.X, 6 ...
    • Nescape Navigator 4.X, 6 ...
    • Mozilla 1.0.1 ...
    • Opera 7 ...
  3. Používatelia, ktorí majú poštové schránky na poštovom serveri unix.savba.sk, môžu pristupovať k pošte pomocou unixových klientov:
    • pine
    • mutt

Čl. 17
Identifikácia a riešenie problémov

Pri identifikácii problémov s elektronickou poštou používateľ najprv kontaktuje správcu siete svojej organizácie. Ten skontroluje:
  1. správne nastavenie TCP/IP parametrov daného počítača
  2. konektivitu do siete SAV
  3. správne nastavenia poštového klienta
  4. stiahne poštu zo servera
  5. pošle testovací e-mail
V prípade, že porucha nebola odstránená (pošta sa nedá stiahnuť alebo poslať), správca siete organizácie pošle e-mail s výpisom chybových hlásení z klienta a popisom problému na postmaster@savba.sk. Následne telefonický kontaktuje VS SAV.
V prípade straty alebo zabudnutia autentifikačných údajov (login/heslo), oznámi tieto údaje VS SAV e-mailom alebo telefonicky iba správcovi ústavu. Konečnému používateľovi VS SAV vydá autentifikačné údaje len osobne po overení totožnosti.

Čl. 18
Sankcie

V prípade porušenia pravidiel elektronickej pošty SAV môže byť používateľovi zrušená alebo pozastavená poštová schránka na určitú dobu. Ak v dôsledku porušenia týchto pravidiel vznikne nejakej organizácii finančná strata, bude požadovaná jej kompenzácia v zmysle platných predpisov a zákonov v Slovenskej republike.
 

E-MAILOVÉ SLUŽBY